7 alapvető Excel-funkció kisvállalkozások tulajdonosai számára

Az Excel egy hatékony eszköz a pénzügyek kezelésére kisvállalkozásként. Az adatkezelési eszközök arzenáljával időt és erőfeszítést takaríthat meg a kiadások, bevételek és egyéb pénzügyi adatok nyomon követése során.

A függvények képezik az Excel gerincét és szuperképességeinek forrását. Ha még nem ismeri az Excelt, íme néhány alapvető funkció, amelyeket érdemes megtanulnia, hogyan kezelheti hatékonyan pénzügyeit.

1. ÖSSZEG

A SUM talán az Excel leggyakrabban használt függvénye, és még hasznosabb a pénzügyekben. Lehetővé teszi, hogy összeadja a cellák tartományát, és megkapja a teljes összeget.

=SUM(values)

Az értékeket közvetlenül betáplálhatja a SUM függvénybe, vagy cellaként és tartományként hivatkozhat rájuk.

Például használhatja a SUM függvényt az egyes cikkek teljes értékesítésének összeadásához egy adott időszakban.

=SUM(D2:D8)

Ebben a példában D2:D8 az a cellatartomány, amely a hozzáadni kívánt értékesítési értéket tartalmazza. A SUM függvény az ebbe a tartományba tartozó összes értéket veszi, és kiszámítja az összes cikk teljes értékesítését.

2. ÁTLAGOS

Az AVERAGE függvény egy másik hasznos funkció a számok kezelésénél. Az AVERAGE egy cellatartomány átlagos értékét számítja ki.

=AVERAGE(range)

Használhatja például az AVERAGE függvényt a különböző cikkek átlagárának kiszámításához.

=AVERAGE(B2:B8)

Ebben a képletben B2:B8 az a cellatartomány, amely azokat a cikkárakat tartalmazza, amelyekhez az átlagot ki szeretné számítani. Az AVERAGE függvény kiszámítja az adott tartományba tartozó összes szám átlagértékét, és kiadja a cikk átlagos árát.

3. SZÁMOL

A COUNT függvény megszámolja a számértéket tartalmazó cellák számát.

=COUNT(range)

Ezzel a funkcióval megtudhatja, hogy hány árut értékesítettek. Ha a cikk eladási száma üres, vagy nem számszerű, akkor a COUNT nem veszi figyelembe.

=COUNT(C2:C8)

Ebben a példában a COUNT végignézi az értékesítéseket C2:C8 és visszaadja az eladással rendelkező cikkek számát. Az A és a D terméknek nincs értékesítése, így a COUNT kihagyja őket.

A nulla is egy szám, és a COUNT belefoglalja a kimenetébe. Ennek eredményeként ez a beállítás csak akkor működik, ha nem ad meg nullát az értékesítés nélküli cikkeknél, hanem üresen hagyja őket. tudsz használja a COUNTIF és COUNTIFS paramétereket az egyéni feltételek megadásához a számolni kívánt cellákhoz.

4. COUNTIF

A COUNTIF a COUNT fejlettebb verziója. Ahol a COUNT csak a számértékeket tartalmazó cellákat számolja, a COUNTIF olyan cellákat számol, amelyek megfelelnek egy adott feltételnek.

=COUNTIF(range, criteria)

Ebben a szintaxisban hatótávolság az a tartomány, ahol a COUNTIF olyan értékeket keres, amelyek megfelelnek a kritériumok.

A COUNTIF segítségével megszámolhatja azon cikkek számát, amelyek egy adott mennyiségnél többet adtak el.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Ebben a példában a COUNTIF végignézi az értékesítéseket D2:D8 és visszaadja azoknak a tételeknek a számát, amelyek 600 USD-t vagy annál többet adtak el.

5. HA

Az IF függvény egy feltételt tesztel, és a teszt eredménye alapján egy értéket ad vissza. Mindkét teszteredményhez egyéni kimenetet állíthat be.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

A szintaxisban logikai_kifejezés az a feltétel, amelyet tesztelni szeretne. IF visszatér output_if_true vagy output_if_false, a vizsgálati eredményektől függően. tudsz több IF függvényt egymásba ágyaznak különböző feltételek megadására.

Használhatja például az IF függvényt annak ellenőrzésére, hogy egy adott cikk elérte-e az értékesítési célt, és az eredmény alapján üzenetet ad vissza.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

Ebben a képletben D2 az a cella, amely egy cikk teljes eladását tartalmazza, és E2 az adott cikk értékesítési céljával rendelkező cella. Ha a D2 értéke nagyobb vagy egyenlő, mint E2, az IF függvény visszatér Target Met. Ha a D2 értéke kisebb, mint E2, az IF függvény visszatér A cél nem sikerült.

Az automatikus kitöltési fogantyút a többi cellára húzva feltöltheti. A további hangsúlyozáshoz használhatja feltételes formázás Excelben az IF eredmények különböző stílusokban történő megjelenítéséhez.

6. VLOOKUP

A VLOOKUP funkció talál egy értéket egy táblázatban, és visszaadja a megfelelő értéket ugyanabban a sorban.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

A szintaxisban keresési_érték az, amire fel akarsz nézni, táblázat_tömb ahol keresni szeretne, és oszlop_index_száma a visszatérési értéket tartalmazó table_array oszlopszáma. range_lookup egy opcionális argumentum, amely lehetővé teszi annak eldöntését, hogy közelítő eredményeket keres-e. Bevitel IGAZ közelítő egyezéseket és bevitelt tesz lehetővé HAMIS csak pontos egyezést tesz lehetővé.

Például, ha van egy táblázata, amely termékneveket és árakat tartalmaz, és egy adott termék árát máshol szeretné megjeleníteni, használhatja a VLOOKUP funkciót.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Ebben a példában az A termék a cellában A2 az az érték, amelyet meg szeretne találni a referenciatáblázatban, L2:N8 a táblázatot tartalmazó cellatartomány, 2 a termékárakat tartalmazó oszlopszám, és HAMIS azt mondja a VLOOKUP-nak, hogy pontos egyezést adjon vissza.

7. ÖSSZEKAPCSOL

A CONCATENATE függvény több értéket vagy cellát egyesít, és egyetlen cellában jeleníti meg.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

A CONCATENATE szintaxisa egyszerű. Meghívja a függvényt, és vesszővel elválasztva beírja az egyesíteni kívánt értékeket.

Ezzel a funkcióval több cellából származó adatokat kombinálhat és összegezhet. Tegyük fel például, hogy van egy táblázata a vállalkozása pénzügyi adataival. Minden egyes cikkhez összefoglalót hozhat létre, beleértve a címkét, a célértékesítést és a tényleges eladást.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Ne ijedjen meg ennek a képletnek a hossza. Az összes argumentum azonos típusú, és egy teljes mondat részeit képviseli. Ebben a képletben a CONCATENATE megragadja az elem nevét A2, a kategória F2, az eladott egységek száma tól C2, és a teljes értékesítést a D2. A szöveges karakterláncok összekapcsolják az értékeket, így mondatot alkotnak.

Ha ilyen hosszú képletekkel dolgozik, fontos, hogy figyeljen a vesszőkre és az idézőjelekre. Helyezze a szöveges karakterláncokat idézőjelek közé, és ellenőrizze, hogy minden idézőjelet bezárt-e, és vesszőt tett-e az argumentumok közé. Hozzáadhat szóközöket vagy szimbólumokat, például a dollárjelet a szöveges karakterlánchoz az érték előtt vagy után.

Növelje vállalkozását az Excel segítségével

A pénzügyi adatok kezelése és manipulálása minden vállalkozás számára elengedhetetlen; a tied sem kivétel. Az Excel egy erőmű erre a célra. Az Excel funkcióinak és képességeinek megfelelő ismerete birtokában az Excelt megfélemlítő ellenfélből barátságos üzleti társsá változtathatja.

Az itt felvázolt alapvető Excel-funkciók elsajátításával elindulhat a kisvállalkozások pénzügyeinek hatékony kezelése felé. Az Excel következetes gyakorlata segíthet abban, hogy szakértővé váljon a program használatában, és a jelenlegi korlátokon túl növekedjen vállalkozása.