Hogyan dolgozzunk együtt valós időben egy Word dokumentumon

Igazi kihívást jelenthet másokkal együtt dolgozni egy Word-dokumentumon. Még a tapasztalt Microsoft 365-felhasználók számára is kihívást jelenthet a megosztott dokumentumok szerkesztése és áttekintése.

Könnyedén azonban valós időben dolgozhat együtt egy Word-dokumentumon, miközben nyomon követheti a változtatásokat, jóváhagyhatja vagy elutasíthatja azokat. Megnézzük a szükséges eszközöket és azt, hogyan használhatod őket a leghatékonyabb együttműködés érdekében.

Mire van szükség a Word-dokumentum elkészítéséhez?

Ha valós időben szeretne együttműködni egy Word-dokumentumon, el kell mentenie azt OneDrive-fiókjába. Ehhez nyissa meg a dokumentumot, lépjen a következőre: Fájl > Mentés másként, és mentse el a OneDrive-ba.

Ezenkívül azt javasoljuk, hogy használja a Microsoft 365 újabb verzióját, és rendelkezzen aktív előfizetéssel. Alapján Microsoft, továbbra is szerkesztheti a dokumentumot másokkal egyidejűleg, de nem lesz elérhető a valós idejű együttműködési funkció.

Ha látni szeretné mások módosításait, rendszeresen frissítenie kell a dokumentumot. Ha az előfizetése lejárt, van néhány módja annak kedvezményt kap egy új Microsoft 365-előfizetésre.

Word-dokumentum megosztása

Most, hogy tudja, mire van szüksége ahhoz, hogy másokkal dolgozzon ugyanazon a Word-dokumentumon, nézzük meg, hogyan oszthatja meg. Az első lehetőség a Word megosztása. Nyissa meg a Fájl menüt, és válassza ki Ossza meg.

Észre fogja venni, hogy két különböző lehetőség van:

• Megosztás e-mailben. Meg kell adnia azoknak az embereknek az e-mail címét, akikkel meg szeretné osztani a dokumentumot.
• Megosztás linkkel. Így mindenki, aki rendelkezik a hivatkozással, hozzáférhet a dokumentumhoz. Ha sok emberrel kell megosztania a dokumentumot, ez a lehetőség hatékonyabb lehet. Ha azonban valami bizalmasan dolgozik, érdemesebb minden közreműködőt manuálisan hozzáadni.

Nem számít, melyik módszert használja, szánjon időt és állítsa be a megfelelő engedélyeket. Kattints a Szerkesztés ikonra, és válassza ki, hogy azok, akikkel megosztja a dokumentumot, csak megtekinthetik vagy szerkeszthetik-e azt.

Ezután kattintson a Megosztási beállítások választási lehetőség. Itt beállíthat egy lejárati dátumot a dokumentumhoz, és még jelszót is beállíthat az információk biztonsága érdekében. Ha elégedett a megosztási beállításaival, kattintson a gombra Alkalmaz.

Alternatív megoldásként megoszthatja a Word-dokumentumot a OneDrive-on keresztül, ha jobb gombbal rákattint a fájlra, és kiválasztja OneDrive > Megosztás. Ezután be kell állítania a megosztási beállításokat a fent látható módon.

A Microsoft Word változásainak nyomon követése és áttekintése

A beállított engedélytől függően azok, akikkel megosztotta a dokumentumot, szerkeszthetik a dokumentumot. Ahhoz, hogy figyelemmel kísérhesse a mindenki által végrehajtott változtatásokat, be kell kapcsolnia a Útvonal változások funkció.

Ehhez nyissa meg a Felülvizsgálat fülre, és menjen a Követés menü. Ott nyissa meg a Útvonal változások menüt, és válassza ki Mindenkinek. Ha a funkció engedélyezve van, a Word aláhúzza a hozzáadott szöveget, míg az eltávolított szöveget áthúzással jelöli.

Most, ha meg szeretné akadályozni, hogy valaki véletlenül kikapcsolja ezt a funkciót, kattintson a Nyomkövetés zárolása opciót, és állítson be egy jelszót. Így megbizonyosodhat arról, hogy a dokumentumon végrehajtott módosítások nem maradnak el.

Válassza a Hogyan változik a Microsoft Word megjelenítése lehetőséget

A nagyobb hatékonyság érdekében a Word lehetővé teszi, hogy kiválassza, hogyan jelenítse meg a dokumentumon végrehajtott módosításokat. Ban,-ben Felülvizsgálat lapon nyissa meg a mellette lévő legördülő menüt Megjelenítés áttekintésre ikon. Ott válasszon az alábbi lehetőségek közül:

• Eredeti. Megmutatja az eredeti dokumentumot. Azonban nem távolítja el a mások megjegyzéseit vagy módosításait.
• Nincs jelölés. Eltávolítja a jelölést, és megjeleníti a dokumentumot a már jóváhagyott módosításokkal.
• Minden jelölés. A módosításokat minden együttműködőnél más szín használatával jeleníti meg.
• Egyszerű jelölés. A változásokat piros vonal jelzi.

A Microsoft Word módosításainak elfogadása vagy elutasítása

A változtatások elfogadásához vagy elutasításához kattintson a jobb gombbal a nyomon követett változtatásra, és válassza ki valamelyiket Beszúrás elfogadása vagy Beszúrás elutasítása, attól függően, hogy valaki hozzáadott vagy törölt szöveget. Ha valaki más törölte a dokumentum egy részét, látni fogja a Törlés elfogadása és Törlés elutasítása lehetőségek.

Bár a folyamat egyszerű, előfordulhat, hogy lemarad néhány változtatás, ha sok közreműködő dolgozik ugyanazon a dokumentumon. Ha meg akar győződni arról, hogy nem marad le semmiről, használja a Változtatások szakaszban, ahelyett, hogy manuálisan végigmenne a dokumentumon. Ott használja a Előző és Következő gombokkal navigálhat a változtatások között.

A követett változások kezelésének több módja is van. Például rákattinthat Elfogadás > Elfogadás és ugrás a következőre. Ha már megbeszélte munkatársaival a szerkesztéseket, használhatja a Minden változtatás elfogadása választási lehetőség.

Hasonlóképpen elutasíthatja a módosításokat a gombra kattintva Elutasít gombot, ill Elutasítás > Elutasítás, és lépjen a következőre. Az összes módosítás törléséhez lépjen az Ellenőrzés fülre, kattintson az alábbi nyílra Elutasít, és válassza ki Minden változtatás elutasítása. Ez nagyon hasznos lehet, ha valaki nagy mennyiségű adatot importált a Wordbe anélkül, hogy először konzultálna veled.

Használja az Ellenőrző ablaktáblát a Microsoft Word változásainak nyomon követéséhez

A módosítások nyomon követésének egy másik hatékony módja az áttekintési ablaktábla használata. Ez az eszköz megmutatja a látható nyomon követett változtatások és megjegyzések számát a dokumentumban.

Ahhoz, hogy hozzáférjen, lépjen a következőre: Áttekintés > Követés és kattintson a Áttekintés panel. Ezután válassza ki az egyiket Vertikális ablaktábla vagy A Panel Horizontal áttekintése lehetőségek.

Hogyan lehet nyomon követni bizonyos személyek által a Microsoft Wordben végrehajtott változtatásokat

Hatékonyabb lehet a változtatásokat szerző szerint rendezni. Ha ezt meg szeretné tenni a Microsoft Word alkalmazásban, lépjen a következőre: Áttekintés > Követés és kiterjeszti a Jelölés megjelenítése menü. Ott válassz Adott személyek és törölje a jelölést az összes jelölőnégyzetből, kivéve azon szerzők jelölőnégyzetét, akiknek a módosításait át szeretné tekinteni.

A dokumentum megosztásának leállítása vagy az engedélyek módosítása a Microsoft Word alkalmazásban

Ha le szeretné állítani a dokumentum megosztását meghatározott közreműködőkkel, nyissa meg a dokumentumot, és lépjen a Ossza meg menü. Ott válassz Hozzáférés kezelése.

Az egyik közreműködő hozzáférésének megszüntetéséhez válassza ki a felhasználónevét. Ezután kattintson Közvetlen hozzáférés és nyissa meg a legördülő menüt. Válassza ki Távolítsa el a hozzáférést és erősítse meg a műveletet. Alternatív megoldásként használja ugyanazt a menüt a megosztott dokumentumhoz való hozzáférés módjának módosításához.

Könnyű együttműködés a Microsoft Word alkalmazásban

A Microsoft Word együttműködési eszközeinek használatával sok időt takaríthat meg, mivel nem kell e-mailt küldenie a csapattagoknak a dokumentum módosításairól. Együttműködési képessége mellett a Microsoft Word rengeteg funkcióval és eszközzel rendelkezik, így nincs szükség másik szövegszerkesztőre a projektek befejezéséhez. Például menet közben táblázatokat konvertálhat grafikonokká vagy fordíthat nyelveket.