Jobb módszerre van szüksége projektjei megjelenítéséhez és nyomon követéséhez? Ismerje meg a Gantt-diagramok létrehozását és használatát a Notion alkalmazásban.

Akár egyedül, akár egy nagyobb csapat részeként dolgozik, a Gantt-diagramok kiváló módszert jelentenek az összetett projektek kezelésére. Számos projektmenedzsment eszköz kínál lehetőséget Gantt-diagramok használatára, és a Notion is ezek közé tartozik.

A Gantt-diagramok Notion alkalmazásban való használatának ismerete ijesztő lehet, ha korábban még soha. De jó helyen jár, ha oktatóprogramot keres, mivel ma ezt mutatjuk meg.

Mi az a Gantt-diagram?

Mielőtt elkezdenénk megvizsgálni, hogyan kell használni a Gantt-diagramot, érdemes megérteni, hogy mik ezek. A Gantt-diagramok olyan keretrendszerek, amelyek segítségével mérheti a nagy projektek előrehaladását. Bár gyakran látni fogja őket nagyobb szervezetekben, szabadúszó vagy diák esetén Gantt-diagramokat is használhat. Távolról működő csapatok számára is kiválóak.

A Gantt-diagramok jellemzően a projekten belüli egyes feladatok vázlatát tartalmazzák, mint például egy webhely újratervezése vagy marketingkampány indítása. Ezután láthatja a várható befejezési dátumok ütemtervét, valamint az előrehaladási százalékokat. Mint sok mással is

instagram viewer
projektmenedzsment módszerek, akkor másokra is delegálhat feladatokat.

Ha egy távoli csapat tagja vagy, ezeket megnézheted legjobb projektmenedzsment eszközök a távoli együttműködéshez.

Hogyan készítsünk és használjunk Gantt-diagramot fogalmilag

Míg a Notionban a semmiből is létrehozhat Gantt-diagramot, sokkal könnyebb egy előre megtervezett sablont használni – különösen, ha Ön kezdő. A Notion rendelkezik egy ingyenes Gantt-diagram sablonnal, amelyet letölthet és használhat a kívánt munkaterületen, és ezt fogjuk használni ebben az oktatóanyagban.

Így szerezheti be a sablont:

  1. Menj a Gnatt sablonoldal a Notionban és válassza ki Kezdje ezzel a sablonnal.
  2. Válassza ki azt a munkaterületet, amelyen meg szeretné másolni a sablont.
  3. Várja meg, amíg a Notion lemásolja a sablont, és tetszés szerint kezdje el a testreszabását.

Most, hogy megvan a sablon, térjünk át a Gantt-diagram testreszabására és használatára a Notion alkalmazásban.

1. A projektnevek megadása

Mielőtt elkezdené a bonyolultabb testreszabási szempontokat, először adja meg projektjeit. Ez nagyon egyszerű:

  1. Menj a Projekt lapon.
  2. Vigye az egérmutatót a módosítani kívánt projektre, és válassza ki Nyisd ki.
  3. Írja be a projekt új nevét a felső szövegmezőbe.

Alternatív megoldásként rákattinthat a táblázatban a módosítani kívánt névre, és szükség szerint testreszabhatja. Ismételje meg bármelyik folyamatot mindaddig, amíg az összes projektnevet meg nem változtatta, hogy megfeleljen saját követelményeinek.

2. Az egyes projektek sajátosságainak testreszabása

Miután megváltoztatta az egyes projektek nevét a Gantt-diagramon belül, készen áll a további részletek testreszabására. A következők mindegyikét módosíthatja:

  • Részfeladatok hozzáadása az egyes ablakokon belül.
  • Állapotának és előrehaladásának frissítése.
  • Idővonal

Annak érdekében, hogy a folyamat könnyebben követhető legyen, az alábbiakban ezeket különböző szakaszokra bontjuk.

Részfeladatok hozzáadása minden ablakhoz

A projektnevek megváltoztatása után a részfeladatok hozzáadása a legjobb hely a kezdéshez. Ezt a következőképpen teheti meg:

  1. Nyissa meg a testreszabni kívánt feladatot. Ezt úgy teheti meg, hogy a Projekt szakaszban, vagy kattintson a fülre az időskála nézetben.
  2. Előfordulhat, hogy a Fogalomban már felsorolt ​​előre beállított feladatok száma. Kattintson mindegyikre a név, a feladatkezelő és az állapot testreszabásához. Ha szükséges, megjegyzéseket is hozzáadhat.
  3. Ha új feladatokat szeretne hozzáadni a semmiből, kattintson a gombra + gomb. Ezután válassza ki a linkelni kívánt oldalt, vagy hozzon létre egy újat gépeléssel "teremt" a keresősávban, és koppintson a gombra „Új létrehozás a Feladatokban”.
  4. Feladatok eltávolításához válassza ki a - ikonra, miután az egérmutatót az adott feladat fölé viszi.

Új feladatok hozzáadása után mindent ugyanúgy testreszabhat, mint az előre beállított verziókkal.

Feladata állapotának frissítése

Ha frissíteni szeretné a Notion Gantt-sablonban szereplő feladatokat, nyissa meg a projekthez vagy részfeladathoz kapcsolódó kártyát. Itt találsz egy részt, melynek neve Állapot; bontsa ki a legördülő menüt, és válassza ki a projekt aktuális állapotát.

Valószínűleg észre fogja venni a százalékos részt a Előrehalad lapon. Ezt a projekten belüli részfeladatok elvégzésével frissítheti.

Ha még nem ismeri a Notiont, fontolja meg ennek az útmutatónak a megtekintését hasznos dolgokat tehet a Notionban.

Idővonal

Ha módosítania kell az egyes feladatok időbeosztását, használhatja a Időskála szakasz. Válassza ki az új kezdési és befejezési dátumot, amikor megjelenik a naptár.

A projektet a Gantt-diagram idővonalán is mozgathatja a kívánt feladat(ok) húzásával.

3. Nézet megváltoztatása

Ha módosítani szeretné a Gantt-diagram nézetét, akkor van néhány lehetőség. A jobb oldalon egy legördülő menü látható egy megadott időskálával; lehet, hogy Hónap, Év, Negyed, vagy valami ehhez hasonló.

Válassza ki a kívánt időtartamot a menüből. Használhatja a Ma lapon ugorjon az aktuális napra.

Egy másik lehetőség a feladatnézet prioritás szerinti módosítása. Ehhez válassza a lehetőséget Prioritás szerint a képernyő bal oldalán. Alternatív megoldásként válasszon Minden projekt hogy mindenről teljes áttekintést kapjon.

Vegye figyelembe, hogy ezeket a neveket testreszabhatja, ha akarja. Érdemes ezt is megnézni rövid útmutató a Notion projekt- és feladatsablonjaihoz ha még csak most kezded.

4. Feladatok megtekintése és delegálása

Ha Gantt-diagramot használ egyéni projektekhez, nincs szüksége erre a szakaszra. De ha úgy tervezte meg Gantt-diagramját, hogy egy nagyobb csapat részeként működjön, fontos, hogy tudja, hogyan delegálhat feladatokat.

  1. Görgessen le a lehetőséghez Feladatok.
  2. Kattintson a Kijelölt lapon.
  3. Írja be annak a személynek a nevét, akire át szeretné ruházni a feladatot.

Alternatív megoldásként kövesse az alábbi utasításokat:

  1. Nyisson meg egy feladatot.
  2. Menjen a részfeladathoz.
  3. Válassza ki azt a személyt, akire át szeretné ruházni a feladatát Kijelölt szakasz.

Ha később úgy dönt, hogy a Gantt-diagramok nem a legoptimálisabb módja a projektek kezelésének, ne aggódjon. Számos projektmenedzsment alternatívák a Gantt-diagramokhoz létezik.

Hatékony Gantt-diagramok létrehozása gondolatban

Bár a Gantt-diagramok első pillantásra zavarónak tűnhetnek, hatékony módszert jelentenek a projektek kezelésére is. A Gantt-diagramok Notion alkalmazásban való használatának ismerete hasznos kiindulópont, és előfordulhat, hogy csapata eredményesebb lesz.

Még akkor is, ha ezeket a diagramokat csak egyedi projektekhez használja, könnyebben nyomon követheti nagy feladatait. A Gantt-diagramokat számos projekttípushoz használhatja, és különösen hasznosak a hosszú távú projekteknél.