Hogyan lehet professzionális e-maileket írni? 8 egyszerű szabály, amellyel élni lehet

Minden nap e-maileket küldünk és fogadunk. Mégis, kínos hibákat követünk el, amelyeket nem lehet „visszavonni”. Tehát bonyolult lehet egy hatékony e-mailt írni, amely tartja az olvasó tevékenységét, miközben szem előtt tartja a világ kihívásait.

Ezt szem előtt tartva összeállítottunk néhány alapvető szabályt, amelyet tudnia kell, amikor e-mailt küld az embereknek. Kövesse ezeket az egyszerű szabályokat, hogy könnyebben írhasson jobb e-maileket.

1. Fontolja meg újra az üdvözleteket és a bejelentkezéseket

"Remélem, nagyszerű heted lesz!" régen csodálatos módon indított egy e-mailt. Többé nem! Figyelembe véve az élet bizonytalanságát, ez gondatlannak és túlságosan elszakadtnak mondható.

Ugyanez vonatkozik az olyan bejelentkezésekre, mint a „Üdvözlet”, „Legjobb kívánságok” vagy „Egészség”, amelyek korábban teljesen jól működtek, de néha visszahúzódhatnak a valóságtól.

Szóval, miért ne tartaná egyszerűnek és valódinak? Válasszon olyan bejelentkezéseket, mint a „Maradjon biztonságban”, „Vigyázzon” vagy „Tisztelettel”. Ami az üdvözletet illeti, a „Remélem, hogy minden rendben van” vagy a „Remélem, hogy biztonságban tartod magad és szeretteid” jó kiindulópont lehet.

2. Írjon be egy Tiszta tárgy sort

Ez az e-mail szabály olyan régi, mint maga az e-mail. Ennek oka, hogy az emberek gyakran eldöntik, hogy nyitnak-e e-mailt a tárgysor alapján.

Miután minden munkánkat online állapotban tartjuk, döntő fontosságú a fontosak fontossági sorrendbe állítása és a nem fontosak figyelmen kívül hagyása. Ennélfogva, ha továbbra is üresen hagyja a tárgy sort, akkor valószínűleg az Ön e-mailjét figyelmen kívül hagyja.

Az ideális tárgysor kevesebb, mint 10 szó. Válasszon egyet, amely foglalkozik aggodalmaival és közli, hogy miről szól az e-mail. A „Javaslat a Repülési Projektre”, az „Ülés átütemezése” vagy a „Gyors kérdések az előadásával kapcsolatban” néhány jó témakör, amelyekből példát vehet.

3. Használjon szakmai aláírást

Rendeljen előre kitalált aláírási blokkot, amelyet az összes személyes eszközén található e-mailekre válaszol. Meg kell adnia a nevét, a cég címét és az elérhetőségét.

Ez jó ötletet ad a címzettnek arról, hogy ki vagy, és hogyan léphet veled kapcsolatba, ha erre szükség van. Ha a szakmai aláírás betűtípusáról és méretéről van szó, győződjön meg arról, hogy az megegyezik-e az e-mail többi részével.

Is, fejezze be bizalommal az e-maileket de ne essen túlzásba mondásokkal vagy személyes adatokkal.

4. Mutassa be magát, ha gyakorlatilag először találkozik

Mindannyian találkoztunk olyan helyzetekkel, amikor e-mailt kellett küldeni valakinek, akivel még nem találkoztunk. Furcsa lehet e-mailt kapni egy idegen embertől. És ez könnyedén szól.

Szánjon egy percet arra, hogy bemutassa magát az e-mail címzettjének. A kontextus kritikus, és az első benyomás még mindig fontos. Tehát adjon hozzá egy sort: „Szia! Ez a Tracy a Multiseon Pvt-től. Ltd, és azért küldök e-mailt, mert kifejezte érdeklődését az elektronikus termékeink megvásárlása iránt ”.

Vagy ha valakit e-mailben ismertetnek meg, akkor el is dobhatja a sorát, miszerint milyen kedves e-találkozni velük.

5. Írjon együttérző e-maileket

Nem hangsúlyozhatjuk ennek fontosságát. Az élet nehéz. Leginkább erősen bizonytalan.

Kihagytak egy határidőt? Nem jelentek meg az ütemezett Google Meet szolgáltatásban? Mielőtt szigorú e-mailt küldene, álljon meg és gondolja át. Mi van, ha orvosi vészhelyzet áll fenn?

Ezért légy együttérző és érdeklődj, hogy minden rendben van-e velük. Egy olyan e-mail, mint „Hiányoztunk ma a találkozón. Csak bejelentkezni, hogy minden rendben legyen. kapcsolatokat építhet ki, amelyek kiállják az idő próbáját.

6. A mellékletek tömörítése / átméretezése és elnevezése, amikor csak lehetséges

Nem sokat beszélünk erről az e-mail szabályról, mert nagy mellékletek küldésekor automatikusan feltételezzük, hogy a címzettünknek van elég helye. A nagy fájlok letöltése több időt igényel, és pillanatok alatt bosszantóvá válhatnak.

Ezért tegyük fontolóra, hogy tömörítsük vagy átméretezzük őket. Ha túl sok fájlt oszt meg egyszerre, akkor jó gyakorlatias hozzáadni egy udvarias megjegyzést, amely megmondja, mire szolgálnak a mellékletek.

Nevezze el a mellékleteket, mielőtt elküldené őket. Elküldi önéletrajzát? Nevezze át a fájlt Tracy_Mackenzie_CV néven, és kezdje el a jobb lábán.

7. Ne használja az e-mailt másik azonnali üzenetküldő alkalmazásként

Azért szeretjük mindannyian az azonnali üzenetküldést - az azonnali.

De amikor összekevered a kettőt, és az e-mailt az azonnali üzenetküldés helyettesítőjeként használod, azzal a kockázattal jársz, hogy bosszantó és szakszerűtlen.

Ennélfogva tudnia kell, mikor kell e-mailt küldeni, és mikor kell utánajárnia egy másiknak. Ne kövesse el azt a hibát, hogy túl sok utólagos e-mailt küld mert lehet, hogy otthon dolgoznak. Ne hívjon fel valakit sem arra, hogy kérjen egy e-mailt.

Ha sürgős, használjon másik kommunikációs módot.

8. Használja a Humort a gyógyuláshoz, de ritkán

Míg sokan a humor segítségével enyhítik a hangulatot ezekben a rendkívüli időkben, a humor e-mailekben történő felhasználásával az visszavághat.

Ha a humort szeretné használni egy e-mailben, akkor csak akkor tegye meg, ha jól ismeri az illetőt. Nem akar tiszteletlenül vagy durván elállni, ha valaki súlyos helyzetben van. Azonkívül, ami viccesnek hangzik, lehet, hogy nem vicces.

Szó a bölcseknek: Ha kétségei vannak, a legjobb, ha elhagyja.

Állítsa be az irodán kívüli válaszokat, és javítsa a munka és a magánélet egyensúlyát

Miközben manapság e-mailt küld az embereknek, ügyelnie kell az órákra is. Az otthoni munka életmódjának tapadásával a munka és a személyes élet határai elmosódtak. Az irodán kívüli válaszok megkönnyítik annak megértését, ha valaki elérhető az értekezleten, vagy válaszol egy e-mailre.

Nézze meg az e-mail kliens beállításait, és állítsa be az automatikus válaszokat, amikor távol vagy, vagy nincs az asztalnál. Például a Gmail vakációs válaszadónak hívja, míg a Microsoft Outlook a Hivatalon kívüli válaszokat használja.

Reméljük, hogy a hatékony e-mailek írásának és a helyes e-mail szokásoknak ezek az aranyszabályai segítenek megtakarítani az időt és kialakítani a megfelelő válaszokat.

Kerülje el ezt a 6 hibát a jobb e-mail és szöveges kommunikáció érdekében

Javítsa kommunikációs készségeit az olyan hibák elkerülésével, mint a túl sok hangulatjel használata vagy az összes nagybetűk beírása.

Olvassa el a következőt

A szerzőről