A Microsoft To-Do integrálása a OneNote-ba

Ha munkája mélyen integrálódott a Microsoft ökoszisztémájába, akkor a To Do és a OneNote valószínűleg a legnépszerűbb eszközök a napi munkafolyamatokhoz. Ha a OneNote-ot használja egy projekt megtervezéséhez, akkor olyan hasznos elemeket fog kapni, amelyekkel befejezheti azt, amin dolgozik.

A OneNote és a Microsoft To Do együttes használata azt jelenti, hogy időt kell fordítania a kontextusváltásra, az adatok másolására vagy áttekintésére egyik alkalmazásból a másikba. Ennek eredményeként elveszítheti a fókuszt, hibázhat, vagy ami még rosszabb, ronthatja a munkája minőségét. Megmutatjuk a OneNote és a To Do zökkenőmentes integrálásának módszereit, hogy időt töltsön a fontos munka fontossági sorrendbe állításával.

Feladat hozzáadása a OneNote-ból a Microsoft To Do-hoz

Az összes Office-alkalmazás közül a OneNote 2019 rendelkezik a legszorosabb integrációval az Outlookkal. Ennek az az oka, hogy mindkét alkalmazásnak hasonlóak a céljai és a műveletei. A OneNote bármely jegyzetszövegét automatikus teendőlista-feladattá alakíthatja az Outlookban. De várjunk csak, hol illeszkedik a Microsoft To Do ebben a rendszerben?

Erre a vitára később térünk ki, de először győződjön meg arról, hogy a OneNote 2019 és az Outlook is telepítve van a számítógépén. Ezenkívül létre kell hoznia egy jegyzetfüzetet és egy részt, ahol a kereshető elemei találhatók. Ha elkezdi, kövesse a mi oldalunkat útmutató a jegyzetfüzetek OneNote-ban való rendszerezéséhez.

Jelölje ki azt a szöveget, amelyet Outlook-feladattá szeretne alakítani. Kattints a itthon fület, majd Outlook feladatok. A legördülő menüből válassza ki a feladat időkeretét. Jelző jelöli a szöveget, a OneNote pedig feladatként adja hozzá a jegyzet szövegét az Outlookban. Szükség esetén további jegyzeteket is hozzáadhat feladatként.

A feladat megtekintéséhez váltson át az Outlookra Feladatok.

Most, amikor átvált a „Microsoft To Do” alkalmazásra, ugyanaz a feladat jelenik meg alatta Feladatok előre kitöltött határidőkkel és a OneNote oldalra mutató hivatkozással, hogy megtudja, hol találhatók a feladatai.

Hasonlóképpen választhat Egyedi és a megjelenő új ablakban írja be a Esedékesség, az Kezdő dátum, és a feladat fontosságát a Kiemelten fontos terület. Azt is ellenőrizheti a Emlékeztet mezőbe, hogy az Outlook emlékeztesse Önt a feladatra, és adjon hozzá egy rövid megjegyzést.

Most váltson át a „Microsoft To Do” alkalmazásra, de itt nem fogja látni a feladat indításának dátumát vagy a prioritási mezőt.

A feladatszinkronizálás háttérmechanizmusa

A „To Do” alkalmazás az Exchange Online-ra támaszkodik a feladatok tárolására és szinkronizálására, akár személyes fiókot, akár Microsoft 365-öt használ. Mindkét fiók ugyanazokat a protokollokat követi, beleértve az adattitkosítást, a megfelelőséget és az adatok tartózkodási helyét. Ha végrehajt egy feladatot a „To Do” alkalmazásban, az frissül az Outlook Tasks és a OneNote alkalmazásban.

Jegyzet: A „Teendő” alkalmazásnak semmi köze a OneNote „Teendő” címkéjéhez, annak ellenére, hogy ugyanazt a nagybetűt használja. Ez azért fontos, mert az emberek megzavarhatják a terminológiát, és kijelenthetik, hogy ez a funkció nem működik megfelelően.

Érdemes megjegyezni, hogy csak egy esedékességi dátum lehet, különálló kezdési és befejezési dátumok helyett. Nem támogatja a feladatállapotokat, például a folyamatban lévő vagy a százalékos teljesítést, sem a feladat fontosságát különböző prioritási szinteken. A törölt feladatokat nem tudja visszaállítani a „Teendők” részben, de megtekintheti azokat a OneNote-ban és az Outlookban.

Ha tudod hogyan működik a Microsoft To Do alkalmazás, lehetőség van több feladatlista létrehozására. Tehát érdemes áthelyezni egy feladatot a Feladatok az Ön által választott listára. De amikor áthelyez egy feladatot egy másik listába, a változás megjelenik a mappa oszlopában Outlook feladatok, de ha az egeret a zászló fölé viszi, megjelenik egy üzenet, hogy „a feladat nem létezik”.

Szinkronizálja a feladatokat a To Do és a OneNote között

Lehetőség van a feladatok keresztszinkronizálására a OneNote és a To Do között egy egyszerű, nevű alkalmazással Pleexy. Feladatait e-mailjeiből, jegyzeteiből, projektkezelési és együttműködési eszközeiből átviszi a feladatkezelőbe.

Még kétirányú szinkronizálást is beállíthat a használt eszközök között, így az egyik oldalon végrehajtott módosítások azonnal átmásolódnak a másik oldalon. Ha csapata a Jira és a OneNote segítségével kezeli a projekteket, akkor a Pleexy az összes releváns feladatot át tudja irányítani ezeket az alkalmazásokat a „Teendők” közé. És amikor befejez egy feladatot a „Teendők” részben, akkor azt a forrásalkalmazásban ellenőrizzük is.

A Pleexy használatának megkezdése

Regisztráljon a Pleexy weboldalán használja a „Microsoft To Do”-t feladatkezelőként. Miután hitelesítette azt Microsoft-fiókjával, a rendszer felkéri, hogy válasszon egy alkalmazást, amelyet a „To Do”-hoz szeretne csatlakoztatni. Válassza ki a OneNote-ot, és engedélyezze a Pleexy-t, hogy hozzáférjen OneNote-fiókjához.

Adjon nevet a kapcsolatának. Tegyük fel például, hogy „ToDo with OneNote”.

Az első lépés az, hogy megmondja a Pleexy-nek, hogy mely notebookokban és szakaszokban keresi a jegyzeteket. Jegyzeteit típus szerint szűrheti, például: Teendő, Beszélgetés a személlyel, Teendők 1. és 2. prioritása, Ügyfél kérése és Találkozó ütemezése. És figyelmen kívül hagyja a régebbi feljegyzéseket az 1 és 180 nap közötti tartományban. A Pleexy megkeresi azokat a jegyzeteket, amelyek megfelelnek az összes feltételnek, és létrehozza azokat a „Microsoft To Do” alkalmazásban.

A következő lépésben meghatározzuk a címsablont a feladatokhoz a „Microsoft To Do” részben. Követheti a minta, például „{section}: {page} - {todo}”, ahol a „{page}” a OneNote-oldal, a „{todo}” pedig a OneNote teendő címke.

Most meg kell adnia azt a listát, amelyben a Pleexy feladatokat hoz létre. Ebben a példában mi választunk Egy lista, és a cél az Munka.

Végül válassza ki, hogy mi történjen, amikor módosítja a Microsoft To Do vagy a OneNote feladatokat. Mert OneNote a Microsoft To Do, szabályozhatja, hogy mit tegyen egy feladattal, ha az elkészült vagy törölték a OneNote-ban. És azért Microsoft To Do a OneNote-hoz, válassza ki, mit szeretne tenni, amikor végrehajt egy feladatot a „To Do” alkalmazásban.

Mentse el a változtatásokat, és aktiválja a kapcsolatot. Az alábbi képernyőképen ellenőrizheti az integrációt, szerkesztheti vagy szüneteltetheti a kapcsolatot, és törölheti azokat.

A változások megtekintéséhez váltson a „Microsoft To Do” alkalmazásra. Amikor itt befejez egy feladatot, azt a OneNote is ellenőrzi.

Hozzon létre több OneNote-kapcsolatot a Teendőkkel

A Pleexyben több kapcsolatot is létrehozhat a két alkalmazás között. Íme az okok:

1. Ha külön OneNote-fiókot használ személyes és munkahelyi célokra.
2. Állítson be különböző szinkronizálási szabályokat adott projektekhez a OneNote-ban.

Előfordulhat például, hogy mindkét alkalmazásban szinkronizálja a blogbejegyzések feladatait, de a OneNote-ban hagyhatja bejelöletlenül a feladatot, még akkor is, ha egy másik projekt „Teendő” részében kijelölte őket. A fent leírt eljárást követve két különböző kapcsolatot hozunk létre a Pleexyben.

Vigye el minden feladatát a Microsoft To Do-hoz

Mind a OneNote, mind a To Do bonyolult alkalmazások, de összességében különböző munkafolyamat-körülmények között és az Ön igényei között működnek. Egyszerű esetekben hozzáadhat egy feladatot a OneNote-ból a Teendőkhöz, de ezek nem zökkenőmentesek, és megszakadnak, ha áthelyezi a feladatot egy másik listára.

A Pleexy segítségével mindkét módon szinkronizálhatja a feladatokat, függetlenül attól, hogy milyen feladatlistáról van szó, és intuitív módon beállítható. Nézze meg a integrációs oldal az általa támogatott alkalmazások listájához. Ha elkezdi használni őket, kövesse tippjeinket és trükkjeinket a Microsoft To Do hatékony használatához.

10 Microsoft To Do tipp a jobb feladatkezeléshez

Vessen egy pillantást közelebbről a Microsoft To Do-ra, és tekintsen meg néhány tippet arra vonatkozóan, hogyan alakíthatja azt hatékony feladatkezelővé.

Olvassa el a következőt

A szerzőről