Olvas néhány olyan üzenetet a kollégáitól, amelyek rossz irányba sértik? Lehet, hogy az üzenetek nem sértőek, de a hangnem csak rossz. Megsértve érzed magad, és ez tükröződik abban is, hogyan viszonyulsz hozzájuk. Valószínűleg nem akartak rosszat, csak rosszul választották meg a szavakat.
Az írásbeli kommunikáció sokféleképpen mehet délre. Szándékosan kell javítania az írásbeli kommunikáció módját, hogy szándékait ne értsék félre.
Mi az írásos kommunikáció?
Az írásbeli kommunikáció szöveges üzenetek és utasítások küldésének folyamata levelek, jelentések, kézikönyvek stb. útján.
A munkahelyi információk átadására használt írásos kommunikáció gyakran formális megközelítést alkalmaz. Olyan hivatalos dokumentumokban szerepel, amelyek bizonyítékként és hivatkozási alapként szolgálnak.
Az új fejleményeket írásban közöljük a csapattal. Amikor a csapattagok rakoncátlan viselkedést tanúsítanak, írásos kommunikáció útján lekérdezik őket, és ugyanúgy válaszolnak.
Ellentétben a verbális kommunikációval, amelyet el lehet felejteni, ha nem rögzítik, az írásbeli kommunikáció sokáig tart, különösen, ha nem manipulálják.
Az írásbeli kommunikáció kihívásai
A kommunikáció más formáihoz hasonlóan az írásbeli kommunikáció célja meghiúsul, ha a címzettek nem értik az üzenet tartalmát.
Az írásbeli kommunikációnak számos akadálya van, amelyek megváltoztathatják az üzenet jelentését vagy a feladó szándékát. Nézzünk meg néhányat ezek közül.
1. Az egyértelműség hiánya
A kommunikáció elveszti lényegét, ha összetett. A feladó által az írásbeli kommunikáció során használt szavak megválasztása megzavarhatja a címzettet. És mivel a feladó nem áll rendelkezésére, hogy tisztázza a dolgokat, a zűrzavar megmarad.
Ha az alkalmazottak cselekvésre késztetést éreznek bonyolult írásos üzenetek fogadásakor, akkor az üzenetek megértésének hiánya miatt hibákat követhetnek el.
A tisztánlátási problémák miatt a munkahelyen elkövetett hibák visszalépést jelentenek a szervezet számára, mivel idő- és erőforráspazarlás.
2. Az idő szűkössége
A leghatékonyabb munkafolyamat az, amely folyamatosan mozog. A csapattagoknak minden szükséges információt azonnal meg kell szerezniük, és alkalmazniuk kell munkájuk során. De ez nem mindig igaz az írásbeli kommunikációra.
Írásbeli kommunikáció során a feladó elküldi az üzenetet a címzettnek. Ahelyett, hogy azonnali választ kapnának, meg kell várniuk, amíg a címzett megkapja az üzenetet, majd válaszol. A között eltöltött idő sürgős helyzetekben költséges lehet. Lehetséges, hogy a kár már az információgyűjtés előtt keletkezett.
3. A rugalmasság hiánya
Előfordulhat, hogy a munkahelyi kollégájának küldött üzenet pontatlan információkat tartalmaz. Érdemes lehet frissíteni az üzenetet az egyértelműség érdekében. De ha már elküldte, azt nem teheti meg.
Újabb üzenetet kell írnia a semmiből, amely a félretájékoztatással foglalkozik, vagy tartalmazza az átadni kívánt frissítéseket. Mindez megterhelő, különösen, ha egy halom munka van a kezében.
4. Késés a döntéshozatalban
A munkahelyi döntések meghozatala bizonyos fokú gyorsaságot igényel. Mindenkinek, aki részt vesz a döntéshozatali folyamatban, tájékozódnia kell a legújabb fejleményekről, és időben hozzá kell járulnia hozzá.
Ha a döntéshozatali folyamatot írásos kommunikációval egyeztetjük, az üzenet fogadására, olvasására és megválaszolására fordított idő késlelteti a döntési folyamatot. Bővítheti csoportját döntéshozatali folyamat a megfelelő eszközökkel.
5 módszer az írásbeli kommunikáció javítására
Ha szeretnél boldogulni a munkádban vagy a karrieredben, akkor jobban oda kell figyelned az írásbeli kommunikációdra. És ez azért van, mert szinte minden nap írásban kommunikálsz az emberekkel.
Annak biztosítása, hogy megértsék a nekik közvetített üzeneteket, segít a kívánt válasz elérésében. Ennek fényében beszéljünk arról, hogyan kommunikálhat jobban írásban.
1. Határozza meg a célt
Mit akarsz elérni az üzenettel? Fontos, hogy ezt az elején azonosítsa, hogy ebbe az irányba tudja megfogalmazni a gondolatait. Rá tudod venni az embereket nyissa meg és olvassa el az e-mailjeit könnyen hatékony írással.
Egy írott üzenet világos cél nélkül olyan, mint egy futó kommentár. Egy teljes oldalnyi tartalom lesz, anélkül, hogy bármi konkrétat mondanál. Az üzenet tartalma félrevezető lehet a címzett számára, ha nem ismeri fel a célját.
2. Lépjen be a címzett cipőjébe
Az írásbeli kommunikáció nem éri el a célt, ha a címzett nem rendelkezik a szükséges háttérinformációkkal vagy kontextussal az olvasott üzenet megértéséhez. Ha írsz valakinek, és megemlítesz olyan dolgokat, amelyekről nem vett részt, elveszik.
Helyezze magát az olvasó helyébe, miközben megírja üzenetét. Mennyit tudnak a témáról? Szükségük van háttérinformációkra vagy kontextusra?
Az olvasó témával kapcsolatos lelkiállapotának megértése abban is segít, hogy kiválaszthassa a megfelelő szavakat és hangot az üzenet közvetítéséhez.
3. Jegyezze fel az ötleteket
Miután megjegyzi, hogy megír egy üzenetet, kezdje el a felkészülést azáltal, hogy feljegyzi az eszébe jutó ötleteket.
Mivel nem tudja könnyen lekérni az üzenetet a címzetttől szerkesztés vagy frissítés céljából, előzetesen jegyezze fel az összes pontot, hogy belefoglalhassa őket az üzenetbe.
Erre a célra nem kell notebookot cipelnie. Egy jegyzetkészítő alkalmazás, mint pl Simplenote megkönnyíti ötletei lejegyzését mobileszközein útközben. Jegyzeteit távolról is elérheti, amikor szüksége van rájuk.
4. Legyen világos és egyszerű
A leghatékonyabb írásbeli kommunikáció világos és egyszerű. Most nincs itt az ideje, hogy nagy szavakkal és nyelvtani kifejezésekkel nyűgözze le olvasóját.
Hajlamos arra, hogy intelligensnek tűnjön a fantáziadús szavak használatával, de ez az írásbeli kommunikációban kontraproduktív. Ne feledje, hogy nem lesz fizikailag jelen, amikor az olvasó elolvassa az üzenetet. Tehát nem lehet tisztázni a dolgokat, ha megzavarják az olvasót.
Ha egy projekten dolgozik, megteheti írj egy gyilkos projekt célnyilatkozatot hatékony írásbeli kommunikációval.
5. Szerkesztés alaposan
A nyelvtani és elgépelési hibákat tartalmazó üzenetek olvasása kikapcsolás. Kímélje meg a címzettet a bajtól, ha alaposan szerkessze üzeneteit, mielőtt elküldi őket.
Ellenáll a késztetésnek, hogy sietve küldjön írásos üzeneteket. Nem számít, mennyire sürgős, szánjon időt a szerkesztésére. Lehetnek szükségtelen szavak, kifejezések és hibák az üzenetekben. Ha még egyszer átnézi őket, akkor észreveszi őket, de ez nem fog megtörténni, ha nem szán rá időt. Olyan alkalmazások, mint Nyelvtanilag kiválóan alkalmasak az írás szerkesztésére és finomhangolására.
Ha híre van arról, hogy hibás üzeneteket küld, az emberek nem szívesen olvassák el az üzeneteit. Addig hagyják az üzeneteidet elhúzni, amíg lesz lelki erejük ellenállni a tartalom olvasása által okozott stressznek.
Az üzenetek hatékony továbbítása
A munkahelyi verbális interakciók zajosak lehetnek. Az írásbeli kommunikáció segít némi csendet teremteni. A csapattársak bármilyen helyzetben tudnak kommunikálni anélkül, hogy felhívnák magukra a figyelmet.
Ha az írásbeli kommunikációja a megfelelő hangnemben világos, ráveheti az embereket arra, hogy azt tegyék, amit szeretne, anélkül, hogy tisztázná a dolgokat. Arra is jó hírnevet építhetsz magadnak, mint aki hatékonyan kommunikál.
Nehezen ír e-maileket, hogy elintézze a dolgokat? Íme néhány tipp a jobb e-mailek gyorsabb írásához, valamint néhány használható eszköz.
Olvassa el a következőt
- Munka és karrier
- Termelékenység
- Munkahelyi tippek
- Írási tippek
- Professzionális hálózatépítés
- Azonnali üzenetküldés
Chris Odogwu elkötelezett amellett, hogy írásaival tudást adjon át. Szenvedélyes író, nyitott az együttműködésekre, a hálózatépítésre és más üzleti lehetőségekre. Mesterdiplomát szerzett tömegkommunikációból (közkapcsolatok és reklám szak), valamint alapdiplomát tömegkommunikációból.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
