Talán észrevette, hogy a Notion más projektmenedzsment szoftverekkel ellentétben nem rendelkezik archiválási lehetőséggel. Ez azonban nem jelenti azt, hogy nem teheti meg.
Valójában számos módon tárolhatja a korábbi feladatokat és projekteket anélkül, hogy másik szoftverre kellene váltania. Ebben a cikkben három lehetőséget mutatunk be, de először megvitatjuk, miért fontos az archiválás.
Miért érdemes ötletszerűen archiválni az elemeket
Vannak, akik szeretik a minimalista megközelítést alkalmazni a projekt- és feladatkezelésben, és törölni akarják az elemeket, amint befejezik őket. Mások szeretnek jegyzeteket ragasztani minden olyan projekthez, amelyet valaha is érintettek.
Mindkét megközelítés jó. Sokan azonban valószínűleg egyetértenek abban, hogy egyszerűbb a zűrzavarmentes szoftvereken belül dolgozni.
Másrészt a régi projektjegyzetek keresése csak azért, hogy rájöjjön, hogy törölte őket, soha nem szórakoztató. Itt jön jól az archiválás.
Amikor archivál egy elemet, megszabadítod magad azoktól a dolgoktól, amelyek már nem aktuálisak, de továbbra is hozzáférhetsz hozzájuk, ha később szükséged lenne rájuk.
Ha kíváncsi arra, hogy valaki miért akarja megőrizni a régi információkat, a korábbi projektfeljegyzések és adatok rendkívül hasznosak lehetnek a következő projektek megtervezéséhez. Használhatja a hibaelhárításhoz is, ha probléma merül fel, vagy megoszthatja a részleteket másokkal, akiknek később kérdéseik merülhetnek fel a folyamattal vagy az eredménnyel kapcsolatban.
Összefüggő: A fogalom használatának megkezdése: alapvető tippek és trükkök
Ezen túlmenően a munkájának nyilvántartása más területeken is segítséget jelenthet, mint például a célok kitűzése, esettanulmányok írása vagy a munkája teljesítmény-áttekintésben való bemutatása.
1. Törölve archiválja elemeit
Az egyik módja annak, hogy archiválja az elemeket Fogalom az, hogy töröljük őket. Bár ez véglegesnek tűnhet, minden, amit az alkalmazásból töröl, a kukába kerül, mielőtt végleg megszabadulna tőle.
A szemetesben lévő elemek megkereséséhez nyissa meg a bal alsó sarokban található ikonra kattintva. Megjelenik egy panel, ahol használhatja a felül található keresősávot, vagy görgetheti a listát, hogy megtalálja, amit keres.
Ne feledje, hogy ez a módszer jobban beválik azoknak, akik nem sokat archiválnak.
Ennek a módszernek az egyik fő hátránya, hogy az elemeket és az oldalakat nehéz lesz megtalálni, ha több azonos nevű oldala van. Ezen kívül minden megy, nem csak a fontos dolgok, így sok mindent kell átvizsgálnod, ha nem emlékszel pontosan a névre.
Sőt, a kukát a váltáson kívül nem lehet átrendezni vagy rendezni az összes oldal és az aktuális oldalon. Ez azonban a leggyorsabb módja az elemek archiválásának, ha azonnali megoldást keres.
Ha attól tart, hogy véletlenül mindent töröl a kukában, a Notion egyszerre csak egy elem törlését teszi lehetővé. Ezenkívül a művelet végrehajtása előtt megkérdezi, hogy biztos-e benne.
2. Hozzon létre egy általános archív oldalt a Notionban
Ha nem szeretné a kukába küldeni az elemeket, létrehozhat egy általános archív oldalt, amely gyűjtőként szolgál. Ebben benne lesz minden, amit későbbre meg szeretne őrizni, a témától függetlenül.
Az egyik elkészítéséhez kattintson Új oldal a bal alsó sarokban, és ennek megfelelően nevezze el archívumát. Ezután keresse meg a küldeni kívánt elemet vagy oldalt, és válassza ki a három pontot a megjelenítéséhez opciók menü.
Válassza ki Költözik az opciók menüben, és válassza ki az archívum oldalát a listából. Az elem eltűnik, és most megtalálja az archívumban.
Mivel a Notion ezeket az elemeket nem helyezi el Ön helyett, át kell húznia őket oda, ahová szeretné. Az archivált elemek gyorsabb megtalálása érdekében próbáljon meg néhány fejlécet elhelyezni az oldalon, és ennek megfelelően rendezni őket.
Ha ez segít, színkódolhatja a címeket és a felsorolt oldalakat, hogy még gyorsabban megtalálja őket. Mindössze annyit kell tennie, hogy a Shift billentyűt lenyomva tartva válasszon egyet vagy többszöröseket, kattintson a jobb gombbal, válassza ki a színt, és válassza ki a kívánt árnyalatot a listából.
A Notion hatalmas testreszabási lehetőségei többek között okok miatt tegye a legjobbak közé. Ne feledje, nincs jó vagy rossz oldala rendszerezése, amíg az Ön számára működik.
3. Archiválás egy oldalon belül
Ha van egy oldal, amelyet gyakran használ, érdemes lehet létrehozni egy archívumot az oldalon, amely segít nyomon követni a régi elemeket. Így egyszerűen áthúzhatja azokat az elemeket, amelyeket későbbre szeretne menteni, és mindegyik ugyanahhoz a témához kapcsolódik.
Ehhez helyezze a kurzort az oldal neve mellé az oldalsávon, és válassza ki a plusz ikont, hogy gyorsan hozzáadjon egy új oldalt az aktuális oldal aljához.
Ellenkező esetben megnyomhatja a billentyûzeten a perjelet a parancsok megjelenítéséhez és új oldal hozzáadásához. A parancsok használatával közvetlenül az új oldalra juthat, így megteheti sablon hozzáadása vagy kezdje el testreszabni.
Most már csak annyit kell tennie, hogy húzza át az elemeket az archívumba. Ehhez kattintson rájuk a kurzorral, és húzza őket az archívum oldal tetejére. Tudni fogja, hogy be fog menni, ha az oldalblokk más színt emel ki.
Hasonló a Költözik opciót, az áthelyezett dolgok nem lesznek rendben, ha egyszer beadja őket. Gyorsan azonban fejlécek alá rendezheti az elemeket, ahol csoportosíthatja a hasonló projekteket.
Összefüggő: Hasznos navigációs funkciók a rendszerezés érdekében
A régi adatok rendezésére vonatkozó további javaslatok lehetnek ábécé sorrendben vagy dátum szerint. Lista helyett akár táblázatba is rendezheti. Minden azon múlik, hogy milyen típusú adatokkal dolgozik, és mi a legjobb az Ön számára.
Az archiválással rendszerezett maradhat
Most, hogy van néhány lehetőség az archiválásra a Notion alkalmazásban, ideje elkezdeni az oldalak tisztítását – vagy a kukában kutatni a fontos adatokat, amelyeket esetleg máshol szeretne tárolni. A jelenleg nem releváns projektek és feladatok elrejtésével gyorsabban megtalálhatja a keresett elemeket, miközben csökkenti a zavaró tényezőket.
A Notion nagyszerű hely az összes személyes és munkával kapcsolatos feladat és projekt megszervezésére, köszönhetően az egyszerű testreszabhatóságnak és a hatalmas funkcióknak. Noha nem rendelkezik beépített archiváló rendszerrel, sokoldalúsága megkönnyíti a saját megoldás létrehozását.
A Notion egy kiváló minden az egyben munkaterület. Ezekkel a praktikus billentyűkódokkal tanulja meg a navigációt és a profi használatát.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Szervezeti szoftver
- Jegyzetkészítő alkalmazások
- Együttműködési eszközök
Autumn Smith marketinges múlttal rendelkező tartalomíró, és szenvedélye a technológia, a hobbi és a szabadidő iránt.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez