Hogyan készítsünk projektkérés-táblát a ClickUp-ban

A feladatok átruházása vagy a segítségkérés néha kínos érzést kelt az emberekben. Legyen szó a rossz kérdéstől való félelemről, vagy attól, hogy valaki más mit gondol, ez gyakori kihívás a munkahelyen.

Még azok is profitálhatnak, akik jártasak a feladatok kiosztásában, ha kevesebb időt töltenek a részletek közlésével. Fárasztó lehet nyomon követni mindazt, amit e-mailekben, üzenetekben és értekezletekben megbeszélt – különösen akkor, ha elveszti a nyomát egy mellékletről, részletről vagy kérdésről.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan készíthet projektkérő táblát a ClickUpban, amely gyors és fájdalommentes delegálást tesz lehetővé.

Milyen oszlopokat fog felvenni a projektkérés táblájára?

Amikor projektkérő táblát hoz létre a ClickUp programban, a cél az időmegtakarítás. Egyértelművé kell tennie, hogy kihez rendeli hozzá a projektet, mikor szeretné, hogy végezze el, a prioritási szintet, valamint azt, hogy ki nyújtja be a kérést. Ezt gyorsan megteheti az oszlopok hozzáadásával engedményes, esedékessége, kiemelten fontos, és készítette a tábládhoz.

Ha kíváncsi arra, hogy miért a készítette oszlop fontos, ennek két oka van. Segít a csapattársainak tudni, kihez forduljanak, ha kérdésbe ütköznek. Azt is tudatja velük, hogy kinek jelentenek, ha többen is hozzárendelnek projekteket.

Nem módosíthatja, hogy ki jelenjen meg a készítette oszlopban, tehát ha valaki más nevében hozza létre a feladatot, ezt feljegyezheti a leírásban.

Ezenkívül észreveheti a engedményes oszlop alapértelmezés szerint egy nevet tartalmaz. Ha egy feladatra több személyt szeretne rábízni, akkor több hozzárendelt személyt is bekapcsolhat. Ehhez kattintson a profil ikonjára a bal alsó sarokban, és lépjen a következőre: Beállítások, válassza ki Kattintson az Alkalmazások elemre, és kapcsolja be Több megbízott in a lehetőségeket.

Ha valaki mást szeretne bevonni a projektbe, aki nem dolgozik aktívan a projekten, akkor hozzáadhatja a projekthez egy figyelő, vagy ha azt szeretné, hogy csapattársai maguk végezzenek el feladatokat, egyszerűen hagyja üresen az oszlopot.

Összefüggő: ClickUp vs. Asana: Melyik a jobb a projektmenedzsment számára?

A fent említett négy oszlopon kívül Kattintson a Fel gombra sok mást kínál, amelyek segítenek a projekt sajátosságainak kommunikálásában. Például, ha a feladatai időérzékenyek, használhatja a létrehozásának dátuma oszlopot, hogy megmutassa, mennyi ideig ült. Használhatja azt is időbecslés oszlopban, hogy a csapattársak tájékoztassák, mennyi ideig tarthat a projekt.

Annak meghatározásához, hogy mely oszlopokat szeretné használni, szánjon egy kis időt arra, hogy átgondolja, hogyan osztja ki csapata már a feladatokat, válassza ki, mi működik, és szabja testre a táblát az Ön igényei szerint.

Hogyan hozzunk létre egy projektkérő táblát a ClickUp-ban

A projektkérő tábla létrehozásának első lépése egy új lista létrehozása a munkaterületen. Ehhez vigye az egérmutatót a munkaterület nevére az oldalsávon, és kattintson a Hozzáadás gombra. Ennek megfelelően nevezze el a listát.

Ezután illessze be a használni kívánt oszlopokat, ha még nincsenek ott. Ezek hosszú listáját találja, ha kiválasztja a lista jobb felső sarkában található hozzáadási lehetőséget. Ne feledje, a kevesebb több. Ha túl sok információt ad hozzá a táblához, az összezavarhatja a munkatársait – különösen azokat, akik még nem ismerik a projektmenedzsment szoftvert.

Az állapotokkal kapcsolatban is érdemes minimális megközelítést alkalmazni. Az állapotok szerkesztéséhez vigye az egérmutatót a ikon fölé Csinálni vagy bármelyik állapotfülre a táblán, kattintson a jobb oldalon lévő három pontra, és lépjen a következőre Állapotok kezelése. Válassza ki egyedi és hozza létre azokat, amelyeket a csapatával való kommunikációhoz szeretne használni.

A példa használja csinálni, folyamatban, és teljes, de kreatívabb is lehet, ha akar. Ha a táblát projektek igénylésére használja, érdemes lehet használni nyisd ki a teendő helyett, és van egy kijelölt állapot, hogy tudathasd magaddal és másokkal, hogy valaki más is rajta van, még akkor is, ha még nem kezdte meg a munkát.

Használhat olyan opciókat is, mint pl megragadt kommunikálni egy csapattársnak segítségre van szüksége, ill tartva gyorsan megosztani, hogy egy projekt még nincs folyamatban, és nem is fejeződött be.

Hogyan dolgozzunk egy projektkérelmező testületen belül

A projektkérés-tábla mögött meghúzódó ötlet a kommunikáció korlátozása a feladatok delegálása során. Nem mintha nem osztana meg részleteket vagy nem válaszolna kérdésekre, de mindezt egy helyen teszi, így Ön és csapata tudja, hol találja meg az információkat.

Az oszlopokban található részletek gyors áttekintést adnak a megbízottnak a projekt elvárásairól. Ezenkívül a feladat nevére kattintva részletes megjegyzéseket is elhelyezhet.

Itt talál egy helyet, ahol leírhatja a feladatot csapattársának, fájlokat csatolhat, és oda-vissza kommunikálhat a megjegyzésekben.

Figyelőt is hozzáadhat a projekthez a jobb felső sarokban található szem szimbólumra kattintva. Ez nagyjából olyan, mintha valakit e-mailben küldene el.

Miután csapattársa elkezd dolgozni a feladaton, az állapotot a következőre módosítja folyamatban hogy megmutassa, hogy folyamatban van, és teljes amikor végeznek. A ClickUp automatikusan elrejti a befejezett feladatokat, de a gombra kattintva bármikor megtekintheti őket bemutató zárva a jobb felső sarokban.

Ne feledje, hogy a ClickUp-ban bárki hozzárendelhet projekteket, így a projektkérő tábla mindkét irányban fog működni. Így, ha van egy munkatársa, akinek szüksége van valamiben a segítségére, akkor ő is tud feladatot készíteni Önnek.

Összefüggő: Mi az a ClickUp? A legjobb projektmenedzsment funkciók

Ha nagy csapattal dolgozik, és úgy találja, hogy a projektkérelmek táblája túl elfoglalt, érdemes lehet külön-külön minden részleghez létrehozni. Létrehozhat projektkérő táblákat egyéni személyek számára is, ha cégének sok feladata van, vagy ha valakinek szüksége van egy extra személyes összpontosításra.

Ezenkívül, ha úgy találja, hogy van néhány vizuális ember a csapatában, érdemes lehet táblanézet hozzáadása amely kártyarendszert használ a lista helyett.

Összpontosítson egy projektkérő fórumon

A projektkérő tábla elkészítése egy gyors projekt, amelyet kezdők és tapasztalt ClickUp felhasználók egyaránt vállalhatnak. Az egyik használata nemcsak korlátozza az e-mailek és üzenetek közötti ugrást a feladatok delegálása során, hanem csökkenti az értekezletekkel töltött időt is, akár ütemezett, akár nem.

Csak feltétlenül magyarázza el csapatának, hogyan működik, és tudassa velük, hogy ők is kérhetnek segítséget Öntől vagy egymástól, amikor szükségük van rá.

ClickUp vs. Fogalom: Melyik a jobb projekt együttműködéshez?

A ClickUp és a Notion a két legjobb projekt-együttműködési eszköz. Tudja meg, melyik a jobb az Ön számára.

Olvassa el a következőt

A szerzőről